Prioriteringer
Konkrete aktiviteter
Planlægningsmøder
Hvad?
En aktivitet hvor I aftaler, hvilke aktiviteter I vil fokusere på i den næste periode.
Hvorfor?
Der er behov for, at vi er enige om kort og langsigtede prioriteringer, og på denne måde får vi et billede af scope/omfang.
Hvordan?
Gå sammen med stakeholders og andre beslutningstagere for at afdække de vigtigste beslutninger i planlægningsprocessen. Herunder de fire HV-spørgsmål; hvorfor, hvem, hvad og hvornår.
Hvem?
Aktiviteten kan udføres af alle i en gruppe (på alle organisatoriske niveauer).
Ved større projekter, anbefales det at en projektleder tager styring.
Køreplan
Hvad?
Uforpligtet Køreplan (uncomitted roadmap) er en aktivitet, der skaber en fælles forestilling om hvornår vi sandsynligvis kan forvente et udbytte af vores fælles arbejde i fremtiden. Vi ved, at vi bliver klogere af at arbejde med vores opgaver og kunders behov forandrer sig og det skal vi løbende forholde os til i vores planlægning og revidering af vores roadmaps.
Det handler om at skabe planer sammen som rækker et realistisk tidsinterval frem - anbefalingen er ca. 3 måneder - og hvert team vil detailplanlægge deres arbejde - dvs. hvilke opgaver de vil løse - typisk hver 14.dag.
Hvorfor?
Der er brug for at vi har en fælles plan, at give interessenterne ansvar for egne deadlines, skabe overblik over processen og smidiggøre kommunikationen i forhold til deadlines.
Hvordan?
Opret en digital eller analog skabelon til jeres roadmap. Den kan have flere spor, afhængigt af opgavernes kompleksitet, og være opdelt i længere og kortere tidsperioder. Brug dit team til at afstemme jeres køreplan, og inviter andre teams til at validere den rolle de spiller for at få alt til at lykkedes til tiden.
Det kan være en fordel at aftale faste statusopdateringer, samt indlægge en mulighed for buffer.
Hvem?
Aktiviteten kan udføres af alle i en gruppe (på alle organisatoriske niveauer).
Ved større projekter, anbefales det at en projektleder tager styringen.
Grundlag for prioritering
Hvad?
​Aktiviteten handler om at blive enige om ‘hvordan’ I laver jeres prioriteringer. Hvad lægges til grund for at prioritere – før I starter på selve prioriteringen.
Hvorfor?
Når der er brug for at vi prioriterer noget over noget andet.
Hvordan?
Start med at samle relevante medarbejdere/kollegaer. List alle presserende opgaver op. Vurder dem nu ud fra:
1) hvad der skaber størst problemer hvis vi venter for længe med opgaven 2) hvad der tager længst tid og
3) om der er nogle særlige deadlines, som er essentielle for fuldførelsen af opgaven. Genovervej nu jeres prioriteringer og se hvilken rækkefølge giver bedst mening.
Det er vigtigt at alle kommer til orde og fortæller hvorfor deres opgave er vigtig, men man skal holde fast i beslutningsdygtigheden så prioriteringer kan laves.
Hvem?
Aktiviteten kan udføres af alle i en gruppe (på alle organisatoriske niveauer).